Automatisierung wiederkehrender Büroarbeit · Heidelberg

Schluss mit dem immer gleichen Papierkram.

Am teuersten ist die Arbeit dazwischen: wenn jemand jeden Tag Daten aus einem System ins andere tippt. Genau die baue ich weg - ohne teure Schnittstelle und ohne dass an Ihrem ERP jemand etwas ändern muss.

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Magnus Gödde, Softwareentwickler aus Heidelberg

„Umsetzen statt beraten.“

Wirtschaftsingenieur und Master in Wirtschaftsinformatik (KIT), seit neun Jahren selbstständiger Softwareentwickler in der Energiewirtschaft und E-Mobilität, u. a. in Projekten mit EnBW und Bosch. Heute liegt mein Fokus auf kleinen und mittleren Unternehmen - dort ist der Hebel am größten. Was ich vorschlage, baue ich selbst.

Römerstraße 3, Heidelberg

Hintergrund

Warum das jetzt möglich ist

Das Betriebssystem kleiner Unternehmen ist Excel. Und das aus gutem Grund: Maßgeschneiderte Software war nie bezahlbar - also nahm man, was von der Stange kam.

Dank KI sind die Kosten für Softwareentwicklung drastisch gesunken. Immer gleiche Handarbeit lässt sich heute auch im kleinen Betrieb automatisieren. Software, die genau zu Ihrem Ablauf passt, entsteht in Tagen statt in Monaten.

Große Unternehmen haben eigene IT-Abteilungen und wissen, was heute möglich ist. Kleineren Betrieben fehlt dieser Blick oft - dabei lässt sich gerade dort mit wenig Aufwand viel Zeit sparen.

Gebaut, nicht behauptet

Zwei echte Beispiele

Fassadenbau: Angebot gegen Ausschreibung prüfen

Ein Fassadenbauer aus Baden bekommt Leistungsverzeichnisse mit 68 Seiten Fließtext. Die Kerndaten wandern von Hand in ein internes Formular, und ob das eigene Angebot wirklich zur Ausschreibung passt, prüft am Ende niemand vollständig - dafür fehlt die Zeit.

Gebaut Aus LV und Angebot entstehen zwei Dateien: die fertige Kerndaten-Tabelle - 62 Positionen, Summe stimmt auf den Cent mit dem Angebot überein - und eine Liste offener Punkte: Widersprüche zwischen Ausschreibung, Angebot und Produktblättern, jeder mit Fundstelle im Dokument. Aus Abtippen wird Prüfen.

Laufender Fall, zweiter Durchlauf. Name auf Wunsch des Betriebs nicht genannt.

Eigene Plattform: WhatsApp-Chaos wird zum Kalender

Tanzveranstaltungen werden als Textnachrichten, Sprachnachrichten und Flyer in WhatsApp-Gruppen angekündigt - jeden Tag neu, in keinem festen Format, von hunderten Absendern.

Läuft im Betrieb Eine KI liest mit und macht daraus saubere Veranstaltungsdaten: Datum, Ort, Uhrzeit, Preis. Rund 600 Menschen nutzen die Plattform täglich. Dieselbe Mechanik arbeitet mit Lieferscheinen, Bestellungen oder Baustellenfotos genauso.

Eigenes Projekt, öffentlich nachprüfbar: sabaki.dance

Aus der Praxis

Weitere typische Fälle

Jemand tippt Daten von einem System ins andere

Aufträge, Lieferscheine, Serviceberichte: Sie kommen im einen System an und müssen ins andere. Jemand tippt sie ab, jeden Tag. Und weil dabei Fehler passieren, stimmen irgendwann die Auswertungen nicht mehr, ohne dass es jemand merkt.

Automatisiert Die Übertragung läuft von selbst, auf Wunsch in beide Richtungen. Die KI ordnet zu, was nicht 1:1 zusammenpasst - abweichende Feldnamen, Formate, Freitext. Was einmal gebucht ist, wird nie doppelt gebucht, und gepflegt wird nur noch an einer Stelle.

Belege in die Buchhaltung einpflegen

Rechnungen und Belege kommen auf drei Wegen an: Mailanhang, Portal, Papier. Jemand sortiert sie, benennt sie um und pflegt sie von Hand ein, etwa in DATEV. Dabei gelten Regeln, die einmal besprochen wurden und nirgends stehen - was wie gebucht wird, was zusammengehört, was zurückgehen muss. Wer neu ist, kennt sie nicht.

Automatisiert Die Regeln werden einmal schriftlich festgehalten und laufen danach mit. Belege kommen vorsortiert, benannt und zugeordnet an, alles Unklare landet in einer Ausnahmenliste statt im Stapel. Nachgesehen wird nur noch, was wirklich unklar ist.

Das Portal Ihres Großkunden bedienen

Ihr größter Kunde bestellt nicht mehr per Mail, sondern über sein eigenes Lieferantenportal. Also loggt sich jeden Morgen jemand ein, holt die Aufträge, tippt sie in die Warenwirtschaft, bestätigt Termine zurück und lädt Dokumente hoch - Prüfprotokolle, Kalibrierscheine, Zertifikate. Bei drei Großkunden dreimal, in drei verschiedenen Oberflächen.

Automatisiert Die Aufträge landen ohne Abtippen in Ihrem System, Rückmeldungen und Dokumente gehen automatisch zurück. Ihr Kunde merkt nichts davon - außer dass Sie schneller bestätigen.

Listen mit dem ERP abgleichen

Artikel- oder Bestelllisten kommen als PDF an. Jemand sucht jede Position einzeln im Warenwirtschaftssystem, überträgt sie in eine Sammel-Excel, filtert Duplikate und trägt fehlende Angaben von Hand nach - jedes Mal ein bis zwei Stunden.

Automatisiert PDF und ERP-Export hochladen, fertige Liste herunterladen - ohne Eingriff in Ihr Warenwirtschaftssystem. Keine Schnittstelle, die bei jedem Update wieder Aufwand macht.

Kerndaten aus langen Dokumenten ziehen

Ausschreibungs- und Vertragsunterlagen - oft 50+ Seiten Fließtext - müssen in ein internes Formular übertragen werden: Termine, Mengen, Beteiligte, technische Vorgaben. Stunden pro Projekt.

Automatisiert Minuten statt Stunden, jede Angabe mit Fundstelle im Dokument - geprüft wird nur noch, nicht mehr abgetippt.

Angebote vergleichen

Mehrere Lieferanten- oder Nachunternehmerangebote als PDF, jedes anders aufgebaut. Jemand baut daraus von Hand eine Vergleichstabelle.

Automatisiert PDFs rein, Preisspiegel raus - inklusive der Positionen, die ein Anbieter stillschweigend weggelassen hat.

KI einführen - kontrolliert statt Wildwuchs

Ihre Mitarbeiter sollen KI nutzen. Aber jeder verwendet auf eigene Faust irgendein Tool: Vertrauliches landet in fremden Chatbots, für Kleinigkeiten läuft das teuerste Modell, und niemand hat die Kosten im Blick.

Eingerichtet Ein zentraler KI-Zugang für den Betrieb: klare Rechte, je Aufgabe das passende Modell, Kosten im Blick - auf Wunsch mit Open-Source-Modellen in deutschen Rechenzentren oder im eigenen Haus, damit keine Daten in die USA oder nach China abfließen.

Selbsttest

Woran Sie erkennen, ob sich das lohnt

Alles, was jemand von Hand macht und wofür kein Bauchgefühl nötig ist, lässt sich automatisieren. Sobald jemand abwägen, verhandeln oder entscheiden muss, nicht.

Welche Daten tippt bei Ihnen jemand aus einem System in ein anderes?
Welche Kundenportale bedienen Sie täglich von Hand?
Was macht jemand jede Woche mehrmals, immer gleich?

Fällt Ihnen zu einer dieser Fragen sofort ein Name oder eine Uhrzeit ein, gibt es hier etwas zu holen.

Unabhängigkeit

Was Sie bekommen, gehört Ihnen

Die berechtigte Frage an einen Einzelnen lautet: Was ist in zehn Jahren? Deshalb baue ich so, dass die Antwort nicht von mir abhängt.

Der Quellcode gehört Ihnen - dokumentiert, übergeben und vertraglich festgehalten. Ich verwende verbreitete Standardtechnik statt eigener Bausysteme: Jeder Entwickler kann übernehmen, auch Ihr bestehender IT-Partner.

Ihre Daten bleiben bei Ihnen - in Ihrem Netz und in offenen Formaten. Es entsteht kein Abo, ohne das nichts mehr läuft, und keine Cloud, die Sie nicht kontrollieren. Sie kaufen kein Abhängigkeitsverhältnis, sondern ein Werkzeug, das auch dann weiterläuft, wenn ich morgen nicht mehr da bin.

Kleine Änderungen machen Sie selbst. Was sich erfahrungsgemäß oft ändert - Empfänger, Ordner, Schwellenwerte, Textbausteine, welches Feld wohin gehört - liegt in einer lesbaren Einstellungsdatei, nicht im Programmcode. Dafür brauchen Sie weder mich noch einen Entwickler.

Und ehrlich dazu, wo Sie mich doch brauchen: wenn ein anderes Programm seine Oberfläche umbaut oder ein neuer Ablauf dazukommt. Was das kostet, steht vorher im Angebot - damit Sie nicht raten müssen.

Ablauf

So läuft die Zusammenarbeit

Fünf Schritte bis zur laufenden Automatisierung. An zwei Stellen können Sie aussteigen, ohne dass etwas zu zahlen ist - abgerechnet wird, wenn es läuft.

1

Termin bei Ihnen im Betrieb

Ich komme vorbei und schaue eine Weile zu, wie bei Ihnen gearbeitet wird. Kein Vortrag, keine Folien - ich will sehen, wo jemand tippt, sucht oder auf ein anderes System wartet.

Ein Termin vor Ort - oder vorab 30 Minuten am Telefon
2

Ich sortiere, was sich automatisieren lässt

Danach trenne ich die Handgriffe, für die kein Bauchgefühl nötig ist, von denen, bei denen jemand abwägen oder entscheiden muss. Automatisieren lassen sich die ersten - und davon nicht alle gleich gut.

Meine Arbeitszeit, nicht Ihre
3

Ersteinschätzung mit Festpreis

Sie bekommen schriftlich, was gebaut würde, was es kostet und wie viel Zeit es im Monat spart. Ob sich das trägt, rechnen Sie selbst nach - was Ihre Stunde kostet, wissen Sie besser als ich.

Festpreis, schriftlich, noch keine Rechnung

Ausstieg · 0 €
Sie setzen es lieber selbst um - mit Ihrem IT-Partner, einem Werkstudenten oder dem Neffen, der programmieren kann. Dann tun Sie das. Die Einschätzung behalten Sie, samt der Überlegungen dahinter.
4

Umsetzung

Erst wenn Sie zusagen, fange ich an - zu dem Festpreis, der in der Einschätzung steht. Dauert es länger als gedacht, ist das mein Problem, nicht Ihres.

Nur nach Ihrer Zusage - meist in wenigen Tagen

Ausstieg · 0 €
Zeigt sich beim Bauen, dass es so nicht geht wie zugesagt, sage ich Ihnen das - und berechne nichts. Ich verkaufe Ihnen nicht die halbe Lösung als ganze.
5

Sie zahlen, wenn es läuft

Zwei Wochen im echten Arbeitsalltag. Tut es, was vorher schriftlich vereinbart war, stelle ich in Rechnung. Vorher nicht.

Keine Anzahlung, keine Vorkasse

Ich verdiene an Automatisierungen, die laufen - nicht an Analysen, die im Ordner landen. Deshalb kann ich mir die beiden Ausstiege leisten.

Angebot

Erst sehen, dann entscheiden

Ich baue zuerst einen funktionierenden Prototyp mit Ihren echten Daten. Was er können muss, legen wir vorher schriftlich fest - tut er das nicht, zahlen Sie nichts.

Prototyp 1.500 € ein abgegrenzter Fall, Festpreis
Prototyp mit Anbindung 3.000 € ERP, Warenwirtschaft, Altsysteme
Ausbau zur Arbeitsversion 5.000 – 15.000 € hängen mehrere Systeme daran
Betrieb 250 € / Monat auf Wunsch

Zum Vergleich: eine offizielle Schnittstelle für ein mittelständisches ERP kostet häufig einen fünfstelligen Betrag - und bei jedem Update kommt Prüf- und Nachbesserungsaufwand dazu, weil sie eine Sonderkonfiguration ist. Was ich baue, setzt außen an: an Ihrem ERP muss niemand etwas ändern, die IT bleibt außen vor.

Nach dem Test entscheiden Sie, ob Stufe zwei kommt. Jede Stufe wird einzeln beauftragt und hat ihren eigenen Festpreis - kein Rahmenvertrag, keine Mindestlaufzeit.

Zwei, drei Sätze genügen - ich melde mich innerhalb von 1–2 Werktagen mit einer ehrlichen Ersteinschätzung.

Erstgespräch buchen WhatsApp mail@magnus-goedde.de